Contrats et licenciements

Consignation écrite des détails de l'emploi

Conformément à la loi du 7 octobre 2022 transposant partiellement la directive européenne 2019/1152 relative à la transparence et à la prévisibilité des conditions de travail, tout employeur doit communiquer par écrit à ses employés les conditions principales de leur relation de travail. Ces informations sont fournies et transmises sur papier ou par voie électronique, à condition qu’elles soient accessibles aux employés et qu’elles puissent être stockées et imprimées. L’employeur doit également conserver la preuve de la transmission et de la réception desdites informations.

La législation prévoit une liste exhaustive d’informations qui doivent être fournies aux travailleurs avant le début de la relation de travail ou dans un délai maximum de sept jours à compter du début de l’emploi. La voici résumée:

1. L’identité des parties au contrat de travail;
2. Le lieu de travail et le siège social de l’entreprise ou l’adresse de résidence de l’employeur ;
3. Le titre, le poste, la nature ou la catégorie du travail de l’employé ou une brève description du poste ;
4. La date de début du contrat de travail ;
5. La durée prévue du contrat de travail ou sa résiliation (pour les contrats à durée déterminée) ;
6. L’identité des entreprises utilisatrices, lorsqu’elle est connue et dès qu’elle l’est (pour les travailleurs intérimaires);
7. La durée et les conditions de la période probatoire (le cas échéant);
8. La rémunération, y compris le salaire de base initial, tout autre élément constitutif, le cas échéant, indiqué séparément, ainsi que la fréquence et le mode de paiement de la rémunération à laquelle l’employé a droit;
9. Si le rythme de travail est totalement ou en grande partie prévisible, la durée de la journée ou de la semaine de travail normale de l’employé et toutes les dispositions relatives aux heures supplémentaires et à leur rémunération et, le cas échéant, toutes les dispositions relatives aux changements d’équipes;
10. si le rythme de travail est totalement ou en grande partie imprévisible, l’employeur doit informer les travailleurs de ce qui suit:
    1. le principe selon lequel l’horaire de travail est variable, le nombre d’heures rémunérées garanties et la rémunération du travail effectué en plus de ces heures garanties ;
    2. les heures et les jours de référence pendant lesquels l’employé peut être amené à travailler ;
    3. le délai de préavis minimum auquel l’employé a droit avant le début d’une mission (sept jours ouvrables);
    Si l’employé n’est pas concerné par la loi du 8 avril 1965 relative à la réglementation du travail, l’employeur doit lui communiquer les informations suivantes dans un délai d’un mois à compter de la date de début de la relation de travail:
    1. Les droits à la formation, le cas échéant;
    2. La durée des congés payés auxquels l’employé a droit ou, si cela ne peut être indiqué lors de la communication de l’information, les procédures d’attribution et de détermination de ces congés;
    3. La procédure de résiliation de la relation de travail (durée des délais de préavis ou méthode de détermination de ces délais de préavis);
    4. lorsqu’elle relève de la responsabilité de l’employeur, l’identité des organismes de protection sociale qui reçoivent les cotisations sociales liées à la relation de travail et toute forme de protection sociale fournie par l’employeur ; et
    5. toute convention collective régissant les conditions de travail de l’employé ou, en ce qui concerne les conventions collectives conclues en dehors de l’entreprise par des organes ou des institutions paritaires spéciaux, le nom des organes ou institutions au sein desquels les conventions ont été conclues.
    Toute modification des conditions susmentionnées doit être communiquée par l’employeur au travailleur sous la forme d’un document dans les meilleurs délais et au plus tard le jour où elle prend effet. Les employés travaillant hors de Belgique doivent également recevoir les informations supplémentaires suivantes de la part de l’employeur : le ou les pays dans lequel/lesquels le travail à l’étranger doit être effectué et sa durée prévue ; la monnaie à utiliser pour la rémunération ; le cas échéant, les avantages en espèces ou en nature liés aux missions ; et des informations indiquant si un rapatriement est prévu et, le cas échéant, les conditions régissant le rapatriement de l’employé. **Informations antérieures:** Un contrat de travail est un contrat selon lequel une personne, par exemple un employé, s’engage à travailler en contrepartie d’une rémunération, pour une autre personne tout en étant sous l’autorité de cette dernière. Les quatre éléments essentiels d’un contrat de travail sont « le contrat, le travail, la rémunération et l’autorité de l’employeur » (cette dernière créant une relation de subordination). Les contrats de travail peuvent être qualifiés en fonction de la nature du travail (manuelle pour les ouvriers ou intellectuelle pour les employés), en fonction de la durée du contrat (durée déterminée ou indéterminée) et aussi en fonction du volume de services (contrat à temps plein ou à temps partiel). Les éléments principaux d’un contrat de travail, c’est-à-dire, la nature du travail, les fonctions liées, les indemnités, le lieu de travail, et les heures de travail, ne peuvent être modifiés unilatéralement par l’employeur. Tout changement dans le contrat de travail doit se faire avec le consentement des deux parties. Les contrats permanents dits à terme indéfini ou les contrats à fin ouverte peuvent se passer d’écrit. Mais les autres formes de contrat comme les contrats à durée déterminée, les contrats pour une mission spécifique, les contrats de remplacement, les contrats à temps partiel, les contrats d’étudiants, les contrats pour des spectacles ou pour un travail temporaire, les contrats de télétravail ou se faisant à domicile, doivent être établis par écrit. En l’absence de mention exprès écrite, on présuppose que le contrat est à temps plein, à fin ouverte/permanent sans période probatoire. Certaines dispositions des contrats de travail (à durée déterminée ou indéterminée) doivent être signifiées par écrit pour être valides. Ce sont « les clauses de non-concurrence, la clause de préavis pour les employés ayant le plus d’ancienneté et les clauses relatives à la période probatoire ». Le contrat de travail doit être rédigé dans la langue exacte correspondant à la région où l’employé est basé (français, néerlandais, ou allemand). Si la langue requise n’est pas utilisée dans la rédaction du contrat de travail, alors celui-ci peut être déclaré nul et non avenu. Le Parlement flamand a modifié le décret de la Communauté flamande du 19 Juillet 1973 avec le décret du 14 Mars 2014 (Moniteur belge 22 Avril 2014), selon lequel les contrats de travail individuel peuvent être conclus dans une langue autre que le néerlandais. La langue doit être celle dans laquelle la personne avec qui le contrat est conclu est confortable et doit être une langue des pays de l'EEE. Le nouveau contrat de travail juridiquement contraignant peut uniquement être conclu si l'employé (i) est domicilié sur le territoire d'un des autres États membres de l'Union européenne ou d'un des États membres de l'Espace Economique Européen ou (ii) vit en Belgique et a exercé son droit à la libre circulation des travailleurs ou de la liberté d’établissement ou (iii) relève de la libre circulation des travailleurs en vertu d'un traité international ou supranational. Il est expressément prévu que si le Néerlandais et l'autre version de langue d’un document diffèrent, la version néerlandaise prévaudra. Cette disposition s’applique expressément à la Communauté flamande, qui parle le néerlandais. Source: 3 JUILLET 1978 — Loi relative aux contrats de travail; Loi du 7 octobre 2022 transposant partiellement la directive européenne 2019/1152

Contrats à durée déterminée

Le droit belge du travail autorise l’embauche de travailleurs en contrat à durée déterminée pour des tâches de nature permanente. Si les parties continuent à travailler au-delà de la durée déterminée par le contrat et ceci sans le renouveler; on considère alors que les deux parties sont censées avoir conclu un contrat à durée indéterminée. Si les parties concluent des contrats à durée déterminée successifs, ceux-ci seront considérés comme des contrats à durée indéterminée, à moins que l’employeur justifie ces contrats soit par la nature du travail ou pour d’autres raisons légitimes.

La durée maximum d’un contrat à durée déterminée simple (incluant quatre renouvellements successifs) est de 2 années tandis que la durée minimum de chaque de ces contrats est de 3 moins. Cette durée peut être étendue à trois ans si la durée minimum de chacun de ces contrats est d’au moins 6 mois mais à la condition d’avoir une autorisation.

Un contrat de travail à durée déterminée peut être résilié par notification prématurée avant l'expiration du terme. Cela peut être fait particulièrement au cours de la première moitié de la durée convenue du contrat de travail, mais seulement dans un délai ne dépassant pas six mois, tout en respectant le délai légal de préavis prévu, en principe, par la loi pour les contrats de travail à durée indéterminée. En cas de contrats de travail à durée déterminée successifs justifiés, la possibilité de résiliation prématurée s’applique uniquement au premier contrat de travail. Dans le secteur privé où, l'emploi se termine par la résiliation du contrat, les employés doivent être informés des raisons pour lesquelles il / elle a été licencié. Le travailleur qui souhaite connaître les motifs concrets qui ont conduit à son licenciement adresse sa demande à l’employeur par lettre recommandée dans un délai de deux mois après que le contrat de travail a pris fin. Pour plus d'informations sur la résiliation par préavis, voir la période de préavis ci-dessous.

La loi sur le travail faisable et maniable introduit un nouvel Article 8_ter _dans la loi sur le Travail Intérimaire qui permet pour une entreprise intérimaire de conclure avec un intérimaire un contrat de travail intérimaire pour une durée indéterminée en vue de mettre en place un groupe de travailleurs pouvant être appelés à travailler lorsqu’une possibilité d’emploi se présente. Ceci procure plus de sécurité aux travailleurs intérimaires, étant donné qu’entre deux missions intérimaires, ils demeurent sous contrat et constituent donc des droits.

Un employé ayant travaillé pendant au moins six mois et dont la période d’essai est terminée peut demander à travailler dans des conditions plus prévisibles et plus sûres, à condition que de telles formes d’emploi soient disponibles. Cet employé est en droit de recevoir une réponse écrite et justifiée de la part de l’employeur.

Source : Art 10-11 du 3 juillet 1978 — Loi relative aux contrats de travail, Moniteur Belge  31 Décembre 2013, Convention Collective de Travail N° 109 du 12 Février 2014 concernant la motivation du licenciement; §32 de la loi du 5 mars 2017 relative au travail faisable et gérable; Loi du 7 octobre 2022 transposant partiellement la directive européenne 2019/1152

Période de probation

La période de probation permet à l’employeur d’évaluer les compétences de l’employé dans son travail, particulièrement compte tenu de son expérience passée, et cela permet à l’employé de comprendre si le nouveau travail lui convient. Un contrat de travail peut contenir une clause d’essai qui doit être clairement indiqué par écrit. Si une clause concernant la période d’essai n’a pas été incluse dans le contrat écrit au début de l’emploi, il n’y aura pas de période d’essai et le travailleur sera immédiatement engagé sous un contrat à durée indéterminée. La durée de la période d’essai peut varier entre sept et 14 jours pour les travailleurs (exécutant principalement des tâches manuelles). La période d’essai peut être prolongée de 7 jours pour répondre à la suspension du contrat de travail (pour cause de maladie, d’accident ou de congés annuels), mais la durée totale de la période d’essai ne peut jamais excéder 21 jours (14 jours de période initiale d’extension + sept jours). Si la clause d’essai dans le contrat de travail précise qu’il y aura une période de probation, mais ne fixe pas la durée, la période d’essai est toujours réduite à la période minimale, soit sept jours. Quant aux employés (effectuant principalement des tâches intellectuelles), la durée de la période d’essai peut varier entre un mois et six (ou douze) mois, en fonction de la rémunération annuelle de l’employé. Cependant, dans la loi nouvellement unifiée pour les employés et les ouvriers, la période probatoire/d’essai a été abolie sauf dans un nombre très limité de cas, comme le travail de l’élève ou le travail intérimaire dans lequel la période d’essai a été limitée à 3 jours ouvrables.

Bien que la période d’essai générale ait été supprimée depuis le 1er janvier 2014, elle reste applicable dans les contrats de travail des étudiants, les contrats régis par la loi du 24 juillet 1987 relative au travail intérimaire et le placement de travailleurs par l’intermédiaire d’agences d’intérim. En vertu de la loi du 7 octobre 2022, lorsqu’un employé occupe la même fonction par le biais de contrats de travail pour l’exécution de contrats de travail temporaires successifs ou de contrats de travail étudiants successifs, les périodes probatoires successives sont interdites.

Sources: Art 48-49 & 66-67 of 3 JUILLET 1978-Loi relative aux contrats de travail; Loi du 7 octobre 2022 transposant partiellement la directive européenne 2019/1152

Licenciement

In Belgium, there are several ways to terminate an employment contract. Contracts of employment may be terminated after the expiry of their duration (fixed-term), completion of a specific task, by mutual agreement between the parties, force majeure, serious reason for termination, resignation or the death of the employee.

Under the recent amendment to the Act of July 1978 on employment contracts, the procedure for terminating employment due to medical force majeure caused by permanent incapacity from illness or accident has been refined. After nine months of incapacity, the occupational health physician is required to assess the unfitness to perform the agreed duty and suggest suitable work based on the evaluation. If no suitable or alternative work is available or the employee refuses to proposed plan, the employer may terminate the contract after submitting a justified report demonstrating the impossibility on technical, objective, or duly justified grounds.

The employer or employee may unilaterally terminate an indefinite contract while providing statutory notice or payment in lieu. The notice must clearly state the justified ground for termination. If no information is provided regarding the reason for dismissal, the employee may request this from the employer within six months of the notification or two months after the dismissal. The employer may specify the reasons for dismissal on their own initiative.

The employer is not obliged to provide justified grounds in specific cases such as when a permanent employee reaches the age of 65, or when an older employee qualifies for unemployment benefits plus a bridge pension or, in cases of immediate dismissal for gross misconduct. Dismissals due to business closure, activity abandonment, redundancies, or restructuring also do not require reasons.

The legal notion of “motif grave” (gross misconduct) permits an immediate dismissal without notice. The law states that either party can terminate a contract without notice for a “motif grave”. When the employer finds that maintaining the professional relationship is impossible, they must terminate the contract within three working days of becoming aware of this fact and inform the employee of the reasons by registered letter or bailiff within the same period. Non-compliance with the procedure may classify the dismissal as unfair and grant the employee the right to compensation instead of notice.

A dismissal is considered collective when it involves the termination of at least 10 employees within a 60-day period in a company with 20–100 employees, 10% of the workforce in a company with 100–300 employees, or at least 30 employees in organisations with more than 300 employees. Employers are required to inform and consult with the works councils or trade union delegations, and notify the regional authorities of the reasons for dismissal, the number of affected employees, their selection, and potential steps to avoid such dismissals. Failure to comply with these obligations may result in the suspension of dismissals and liability for additional compensation.

Termination of an employment contract is deemed unfair if it lacks justified reasons, such as the worker's inability to perform, gross misconduct, the company's operational needs, or other invalid grounds.

Certain categories of employees are protected from dismissal due to specific circumstances, such as pregnancy, maternity leave, employees on parental leave, trade union representatives or filing harassment complaints. Dismissal during the protection period is prohibited, and may only be possible with prior authorisation from the labour court or the joint committee, depending on the ground for dismissal. Violations result in indemnities of three to six months’ salary, in addition to standard notice compensation.

Furthermore, members of the Works Council, and other non-elected candidates are protected from dismissal without valid reasons. They may only be dismissed on the grounds of gross misconduct after approval from the labour court. If the approved procedure is not followed, the employer is obliged to pay compensation ranging from two to eight years' salary.

The terminated employee may request for reason for dismissal in writing within two months of dismissal. Employees who are unfairly dismissed may initiate legal proceedings in court. They are protected against dismissal for 12 months following the complaint, or up to three months after a final legal decision.

Failure to provide a justified ground for dismissal by the employer may result in the labour court awarding reinstatement or compensation ranging from 3 to 17 weeks’ gross salary, depending on the employee’s length of service.

Sources: §32, 33, 34, 35, 37, 37/1, 37/2, 39 of the Law of 3 July 1978; Act of 13 February 1998 on measures in favour of employment (Loi du 13 février 1998 portant des dispositions en faveur de l'emploi); 4, 8, 9, 10 of the Collective Bargaining Agreement No. 109, 2014; 6-12 of the Royal Decree of 24 May 1976 on collective redundancies (Arrêté royal du 24 mai 1976 concernant les licenciements collectifs)